Die rechtlichen Folgen von Krisenmanagement in der IT – Corona 2020 (Teil 1) – Dokumentation

Die rechtlichen Folgen von Krisenmanagement in der IT – Corona 2020 (Teil 1)

Dokumentation – Was haben wir getan?

Einleitung

Am 27. Januar 2020 wurde in Deutschland der erste Fall einer Erkrankung mit dem neuartigen Coronavirus (Covid-19) bekannt. Nur zwei Tage später schloss das erste Unternehmen mit Webasto (Sitz in Bayern) aufgrund von Erkrankungen seine Firmenzentrale. Ab diesem Zeitpunkt fingen Unternehmen an, zu erkennen, dass Geschäftsabläufe durch Covid-19 gefährdet sein könnten. Nur wenige Unternehmen verfügten zu diesem Zeitpunkt über Strategien, um mit pandemischen Vorkommnissen umgehen zu können.

Zwei Monate später, um den 19. März 2020 herum, erliegt das öffentliche Leben in Deutschland zu großen Teilen. Es beginnt eine Phase, die als „Kontaktminimierung“ bezeichnet wird. Die Bundesländer erlassen hierzu weitreichende Verordnungen unter dem Infektionsschutzgesetz, um das pandemische Geschehen auf ein Minimum zu reduzieren.

Organisation

Die meisten Unternehmen reagieren in ähnlicher Form. Es muss jedoch klar herausgestellt werden, dass die Unternehmen dieses nicht unter einer staatlichen Verordnung oder aufgrund der allgemeinen Gesetzeslage tun. Vielmehr ist es in den meisten Fällen die freie Entscheidung von Unternehmensführungen, den Betrieb ihrer Unternehmen alternativ zu gestalten.

Die alternativen Gestaltungen kommen in vielen Variationen. Unternehmen einigen sich beispielsweise auf ein sogenanntes „3-Schichten-Modell“. Die erste Gruppe besteht dabei aus Mitarbeitern, die vor Ort in den Niederlassungen und Büros arbeiten, die zweite Gruppe unterstützt die im Büro verblieben Mitarbeiter aus dem Homeoffice, während die dritte Gruppe keiner Tätigkeit nachgeht. – Es ist dabei unstreitig, dass diese „Art“ des Arbeitens nicht für alle Tätigkeitsarten zielführend ist.
Diese Taktik soll sicherstellen, dass eine Infektion verlangsamt wird, und auch über längere Zeit eine Gruppe gesund und arbeitsfähig bleibt. – Inwieweit diese Taktik bei der aktuell eingetretenen Verlangsamung der Verbreitung von Covid-19 weiterhin sinnvoll ist, bleibt abzuwarten.

Technische Organisation

Die Nutzung des Homeoffice, der sogenannten Telearbeit, ist auf technische Unterstützung angewiesen. Mitarbeiter sollen dabei gleichwertig zu ihrem regulären Arbeitsplatz in einer Niederlassung oder den vorhandenen Unternehmensbüros arbeiten können.

Das führt, aufgrund der zeitkritischen Umsetzung, zu einer Reihe von wahrscheinlich zunächst unerwarteten Herausforderungen, die ich im Folgenden beleuchten will. Die Darstellung ist nicht abschließend, umfasst aber die wichtigsten Punkte, die ein Unternehmer beachten sollte, sofern er Telearbeit im Rahmen der Krisenreaktion umsetzen will.

    • Verfügbarkeit von unternehmensbezogenen, aber auch personenbezogenen Daten als Arbeitsgrundlage für Mitarbeiter
    • Kommunikation (Erreichbarkeit von Extern und Intern)
    • Zugriff von extern auf unternehmensspezifische Applikationen
    • Wahrung der gesetzlichen Vorschriften
    • Schutz der Kommunikation und Daten außerhalb des Unternehmens.

Ich will noch einmal darauf hinweisen, dass es sich bei dem Artikel im Schwerpunkt nicht um eine Darstellung zur Einrichtung von regulären Telearbeitsplätzen im Rahmen von normalem unternehmerischen Handeln behandelt. Vielmehr geht es um die schnelle Umsetzung aufgrund sich überholender Ereignisse im Zusammenhang mit Covid-19 Erkrankungen.

Dokumentation

Mein erster Hinweis dabei geht ganz klar in Richtung einer klaren, zeitnahen und regelmäßigen Dokumentation Ihrer durchgeführten Schritte. Unternehmen ändern in dieser Krisenzeit schnell Prozesse und Arbeitsabläufe, um eine Handlungsfähigkeit oder sogar Betriebsfähigkeit zu erhalten.
Im Rahmen des Krisenmanagements ist dabei niemand vor Fehlentscheidungen geschützt. Wichtig wird es jedoch sein, auch in rechtlicher Hinsicht auf Dokumentation zurückgreifen zu können, welche die Umstände der Entscheidung klar darzustellen ermöglicht. In diesem Zusammenhang sei auf die Haftung von Vorständen und den Tatbestand der Untreue im Bereich des Strafrechtes verweisen, ohne dies an dieser Stelle näher ausführen zu wollen.

Die praktische Umsetzung

Im Bereich der Informationstechnologien hat die Dokumentation eine weitere wichtige Bedeutung.
Ich entschuldige mich im Voraus für die folgende Verallgemeinerung.

IT‘ler sind Bastler.

Der klassische IT’ler ist von seiner Mentalität her an lösungsorientiertem Arbeiten interessiert. Dabei ist das Verfahren von „Try and Error“ keine Seltenheit und es führt schlussendlich meist zum Erfolg.

Die Situation rund um COVID-19 hat dabei die zuständigen Fachabteilungen oft aus ihrer Wohlfühl-Zone geführt. Lösungen und spezifische Applikationen, die oft schon seit Jahren auf den Tischen der Entscheidungsträger lagen, mussten jetzt innerhalb von Tagen unternehmensweit eingeführt werden. – Wohl durchdachte Regelwerke zur Nutzung von eigenen Endgeräten, Nutzung von Internet, Freigaben von Webcams und Mikrofonen und Konzepte zur Dateifreigabe wurden innerhalb von Stunden über Bord geworfen oder außer Kraft gesetzt.

Fazit

Warum also Protokolle? Irgendwann, wenn der erste Rauch sich gelegt hat, werden Unternehmer darüber nachdenken müssen, ob die oben geschaffen Ausnahmen dem Anspruch der Unternehmensführung, zumindest jedenfalls den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dies können Sie nur dann nachverfolgen, wenn Sie auch wissen, was angepasst und geändert wurde. – Und seien Sie sich darüber bewusst, die Änderungen mit den größten Auswirkungen hat kein Board- oder Vorstandsmeeting durchgeführt, sondern vermutlich ein IT-Administrator mit einem kleinen Haken vor einer Einstellungsoption in Softwarelösungen, die er zum Zeitpunkt der Umsetzung nur ungenau kannte.

Mit dieser Reihe will ich in den nächsten Tagen Problemfelder im Bereich der IT-Sicherheit und Datenschutz im Zusammenhang mit Covid-19 aufwerfen.

Dirk Koch – Rechtsanwalt
(Verfasser)

2 Antworten auf „Die rechtlichen Folgen von Krisenmanagement in der IT – Corona 2020 (Teil 1) – Dokumentation“

  1. Hallo Dirk. Klingt interessant. Hilfreich wäre es, wenn du oben kurz darstellst für wen du schreibst bzw. welche Erkenntnisse wichtig sind – Richtung einem kurzen Abstrakt.
    Bis unten zu dem Fazit war für mich nicht klar, wer genau dein Publikum ist.

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